Postopek sprejema določa Pravilnik o postopkih pri uveljavljanju pravice do institucionalnega varstva (Ur. l. RS., št. 38/2004, 23/2006, 42/2007 in 4/2014).
Za sprejem v SVZ Hrastovec je potrebno vložiti Prošnjo za sprejem ali premestitev v institucionalno varstvo. Prošnjo vloži uporabnik ali njegov zakoniti zastopnik na obrazcu, ki je enoten za vse domove po Sloveniji.
Uporabnik oziroma njegov zakoniti zastopnik mora prošnjo lastnoročno podpisati. V primeru, da prošnjo podpiše zakoniti zastopnik, je potrebno k prošnji priložiti fotokopijo odločbe centra za socialno delo o skrbništvu.

Prošnji je potrebno priložiti:

• potrdilo o državljanstvu in potrdilo o stalnem prebivališču ali overjeno fotokopijo osebnega dokumenta iz katerega je razvidno državljanstvo in stalno prebivališče, ali pa se dokument da na vpogled ob osebni vložitvi prošnje,

• mnenje zdravnika psihiatra z indikacijo za sprejem v zavod staro največ mesec dni,

• zdravniško mnenje o zdravstvenem stanju staro največ mesec dni. Zdravniško mnenje poda osebni zdravnik, ali pa zdravstveni zavod, ki je obravnaval uporabnika pred sprejemom v zavod,

• socialno poročilo, ki ga pripravi pristojni center za socialno delo ali ga napiše uporabnik sam, oziroma njegovi svojci,

• izjavo o načinu plačila storitve, ki je sestavni del prošnje, podpiše uporabnik ali njegov zakoniti zastopnik in v njej navede, v kakšnem obsegu bo sam plačeval storitev.

Vsi obrazci so na voljo v socialni službi zavoda ali na spletni strani Skupnosti socialnih zavodov: www.ssz-slo.si/obrazci